Samochód pracownika wykorzystywany w firmie

Koszty używania prywatnego samochodu pracownika do celów służbowych

W wielu firmach są sytuacje, że pracownicy wykorzystują prywatne samochody do celów służbowych. Samochód pracownika w firmie może być używany w jazdach lokalnych i w podróżach służbowych (jazdy zamiejscowe). Jak pracodawca jesteś zobowiązany do zwrotu kosztów związanych z używaniem samochodu prywatnego pracownika na potrzeby firmy. Do kosztów tych zalicza się m.in. zakup paliwa, opłaty parkingowe i za przejazd autostradami. Samochód pracownika wykorzystywany w firmie jest również formą podwyższenia wynagrodzenia pracownikowi bez obowiązku płacenia składek ZUS.

Jazdy lokalne

Koszty używania samochodów osobowych w jazdach lokalnych do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 km przebiegu pojazdu. Nie mogą one przekraczać limitów:

  • dla samochodów o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
  • dla samochodów o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł.

Kwota zwrotu stanowi koszt podatkowy z uwzględnieniem pewnych ograniczeń. Z przepisów wynika, że w jazdach lokalnych mogą one stanowić koszty podatkowe do wysokości nieprzekraczającej miesięcznego ryczałtu pieniężnego lub w wysokości nieprzekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w rozporządzeniu w sprawie zwrotu kosztów.

Zwrot kosztów używania przez pracownika prywatnego samochodu następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej. Umowa taka powinna zostać zawarta pomiędzy pracodawcą a pracownikiem na warunkach określonych w rozporządzeniu w sprawie zwrotu kosztów. W przypadku jazd lokalnych zwrotu tych kosztów można dokonać na dwa sposoby:

  • w formie ryczałtu
  • w formie kilometrówki

Otrzymany zwrot kosztów stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy. W przypadku jazd lokalnych podlega on opodatkowaniu.

Opodatkowanie nie dotyczy m.in. listonoszy i pracowników służby leśnej. Zwrot tych kosztów nie podlega oskładkowaniu do wysokości:

  • miesięcznego ryczałtu
  • lub
  • nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu, obliczonej zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie zwrotu kosztów

Jeśli pracownik prowadzi kilometrówkę to przebieg samochodu powinien być udokumentowany przez pracownika w ewidencji. Jeśli pracodawca zwraca pracownikowi koszty używania prywatnego samochodu na cele służbowe w kwocie wyższej niż wynika to z przepisów rozporządzenia, to nadwyżka wypłaconego świadczenia podlega składkom ZUS.

Jak obliczyć ryczałt samochodowy?

Przy zwrocie kosztów na podstawie ryczałtu, miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca. Jego wielkość uzależniona jest od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których zatrudniony jest pracownik. Limit ten nie może przekroczyć:

  1. 300 km – do 100 tys. mieszkańców,
  2. 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
  3. 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

Zwrot poniesionych przez pracownika kosztów z tytułu używania prywatnego samochodu osobowego w celach służbowych w formie miesięcznego ryczałtu oblicza się jako iloczyn stawki za 1 km i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów za jazdy lokalne.

Jeśli pracownik chce otrzymać zwrot kosztów, to musi złożyć pisemne oświadczenie o używaniu samochodu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie takie powinno zawierać informacje dotyczące pojazdu:

  • pojemność silnika
  • marka
  • numer rejestracyjny

oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Kwota ryczałtu samochodowego za dany miesiąc ulega zmniejszeniu o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika ze wskazanych wcześniej powodów oraz za dzień, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Ryczałt dla pracownika może być wypłacany wraz z wynagrodzeniem za dany miesiąc lub w dniu rozliczenia tych kosztów.

Jak prowadzić kilometrówkę?

W przypadku gdy zwrot kosztów za używanie prywatnego samochodu pracownika do celów firmowych wynika z kilometrówki, czyli faktycznego przebiegu pojazdu, to pracownik ma obowiązek prowadzić odpowiednią ewidencję. Kwota zwrotu wynika z przemnożenia faktycznie przejechanych kilometrów przez odpowiednią stawkę za kilometr przebiegu określoną w rozporządzeniu w sprawie zwrotu kosztów. Aby ewidencja przebiegu pojazdu mogła być podstawą zwrotu kosztów oraz rozliczenia związanych z tym wydatków w kosztach podatkowych, powinna zawierać co najmniej: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazd, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis pracodawcy i jego dane. W przypadku nie prowadzenia ewidencji potwierdzonej przez pracodawcę wydatki na samochód pracownika nie stanowią dla niego kosztów podatkowych.

Samochód pracownika wykorzystywany w firmie do podróży służbowych

W tym przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów związanych z używaniem prywatnego samochodu na podstawie tzw. kilometrówki. Pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwotę tych wydatków w wysokości tzw. kilometrówki ustalonej na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu. Jeśli zwrócisz pracownikowi więcej pieniędzy niż to wynika z kilometrówki to nadwyżka nie będzie stanowiła kosztów podatkowych. W razie braku ewidencji przebiegu pojazdu zwrócone pracownikowi kwoty nie stanowią dla pracodawcy kosztów uzyskania przychodów.

Należności pracownika za przejazdy w podróżach służbowych stanowią przychód ze stosunku pracy, który korzysta ze zwolnienia od podatku. Zwrócona Twojemu pracownikowi kwota za używanie prywatnego samochodu podczas podróży służbowej jest wolna od składek ZUS, o ile nie przekracza stawek określonych w rozporządzeniu w sprawie zwrotu kosztów.